PROTOCOLO DE LAS REUNIONES DENTALES DE PROVINCIA
"DR. JAIME AVILA SOTO"
SUPERACION PROFESIONAL CONSTANTE Y CONVIVENCIA VERDADERA.
CAPÍTULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1º.- Las Reuniones Dentales de Provincia tienen las siguientes finalidades:
I.- El mejoramiento del nivel en cultural y científico de los Cirujanos Dentistas de Provincia;
II.- El establecimiento y confirmación de lazos de amistad entre todos los miembros de la familia Odontológica de México;
III.- La unificación de los Cirujanos Dentistas de la Republica Mexicana para la consolidación de lazos de amistad y defensa de sus intereses comunes. Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
Artículo 2º.- También tienen como objetivo el conservar, dignificar y preservar estas reuniones a efecto de identificarnos con nuestras raíces, reflexionar sobre el presente y futuro de la odontología nacional.
Artículo 3°.- Este Protocolo es de carácter obligatorio para los Colegios Federados, sus miembros individuales y aquellas organizaciones o instituciones relacionadas con el funcionamiento del Consejo Nacional de la Asociación Dental Mexicana, Federación Nacional de Colegios de Cirujanos Dentistas, A.C que pretendan participar en la organización, funcionamiento y desarrollo de las Reuniones Dentales de Provincia.
Artículo 4°.- Para efectos del presente Protocolo, se entiende por:
I. "A. D. M. Federación".- Es la Asociación Dental Mexicana, Federación Nacional de Colegios de Cirujanos Dentistas, Asociación Civil;
II. "Consejo Nacional".- El Órgano de Gobierno que se encarga de la vinculación de los Colegios Federados con la A. D. M. Federación;
III. "Colegio Federado".- El Colegio de Cirujanos Dentistas que ha solicitado y obtenido su ingreso a la A. D. M. Federación;
IV. "Comité Ejecutivo Nacional".- El Órgano de Gobierno Ejecutivo de la A. D. M. Federación;
V. "Mesa Directiva".- la del Consejo Nacional, según lo previsto por el artículo 73° del Estatuto de la A. D. M. Federación;
VI. "Miembro Individual".- Los Cirujanos Dentistas que sean miembros activos en cualquiera de los Colegios Federados, según los requisitos, lineamientos y procedimientos previstos en su respectivo Estatuto y en el de A. D. M. Federación;
VII. "Asamblea del Consejo Nacional" estará constituida por la Mesa Directiva y los Consejales Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia Propietarios y Suplente, designados por las Asambleas de los Colegios Estatales de cada Entidad Federativa, debiendo estar estos Consejales en pleno goce de sus derechos y al corriente de sus obligaciones con la A. D. M. Federación;
VIII. "Comité Organizador".- El designado por el o los Colegios Federados sede de la Reunión Dental de Provincia;
IX. "Asesores".- Los ex Presidentes del Consejo Nacional, los primeros cuatro años siguientes de su gestión, reciben el termino de asesores.
CAPÍTULO II
DE LA SOLICITUD DE SEDE
Artículo 5°.- Todo Colegio Federado tendrá derecho a solicitar ser sede de la Reunión Dental de Provincia, ya sea en lo individual o en coalición, cubriendo los siguientes requisitos:
I.- Tener como mínimo 2 años como Colegio Federado;
II.- Que el total de sus Miembros Individuales estén al corriente en sus obligaciones con A. D. M. Federación;
III.- El Colegio Federado esté al corriente en sus obligaciones con A. D. M. Federación:
Artículo 6°.- La denominación de la Reunión Dental de Provincia será "DR. JAIME AVILA SOTO", pudiendo agregarse a esta denominación que se celebrará en "Honor a __" y numero progresivo que le corresponda debiendo ser este en numero romanos.
Artículo 7º.- La organización y desarrollo de la Reunión Dental de Provincia estará especificado en el Manual de Operaciones que al respecto emita el Consejo Nacional así como en el presente Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia Dr. Jaime Ávila Soto. Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
Articulo 8º.- Los Colegios Federados interesados en organizar la Reunión Dental de Provincia deberán solicitarlo con 2 años de anticipación a la celebración de la misma ante el Consejo Nacional, que es el órgano facultado para otorgar dicha sede.
Articulo 9º.- Los Colegios Federados interesados en organizar la Reunión Dental de Provincia deberán formar un Comité Organizador de la Reunión Dental de Provincia, integrado como mínimo de un Presidente, un Secretario, un Tesorero y un Comisionado en Eventos Científicos. Los Colegios Federados interesados en organizar la Reunión Dental de Provincia deberán presentar carta membretada solicitando la Sede, firmada por Presidente y Secretario del Comité Organizador y deberá de ir dirigida al Secretario del Consejo Nacional hasta con un mínimo 30 días naturales de anticipación a la Asamblea del Consejo Nacional, en la cual se designara la sede. La solicitud deberá de ir acompañarla con los siguientes documentos:
I.- Copia de acta de Asamblea del propio Colegio o Colegios Federados solicitante, donde aceptan solicitar la sede de la Reunión Dental de Provincia;
II.- Carta de anuencia y apoyo del Colegio ó de los Colegios Federado para el Comité Organizador, describiendo sus integrantes mínimos requeridos;
III.- Carta de anuencia y apoyo del Gobierno del Estado de residencia del Colegio Federado, para la celebración de dicho evento;
IV.- Carta de anuencia y apoyo de la Presidencia Municipal de la ciudad sede del evento; V.- Carta de anuencia y apoyo de la Secretaría de Turismo del mismo Estado;
VI.- Carta de anuencia y apoyo del propio Colegio Federado solicitante.
Artículo 10.- En la solicitud de sede, el Colegio aspirante a realizar la Reunión Dental de Provincia, deberán entregar una relación de fechas de terminación de los períodos de gestión las autoridades Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia que le han otorgado su apoyo. Si cualquiera de ellos termina antes de que se realice la Reunión, deberá gestionarse la expedición de una nueva carta de apoyo de los nuevos titulares, para reafirmar el apoyo y salvaguardar el éxito en la organización de la misma.
CAPÍTULO III
DEL COMITÉ ORGANIZADOR
Articulo 11º.- El Presidente del Comité Organizador de la Reunión Dental de Provincia, designado por la Asamblea del ó de los Colegios filiales aspirantes, designará a los demás integrantes de éste, debiendo quedar asentado en el ó las Actas de Asamblea de los Colegios Federados anfitriones.
Articulo 12º.- El Comité Organizador deberá mantener, en todo momento, estrecha comunicación y colaboración con la Mesa Directiva del Consejo Nacional, a efecto de dar cumplimiento a los propósitos previstos en este Protocolo y el Manual de Operaciones.
Artículo 13º.- El Comité Organizador deberá redactar un documento rector, el cual se le denominara Convenio de Colaboración, en el, se determinaran tareas, se asignaran responsabilidades y se establecerán tiempos de ejecución de las tareas distribuidas. Un ejemplar de dicho documento deberá entregarse al Presidente del Consejo Nacional, debidamente firmado por cada integrante del Comité.
Artículo 14º.- Los integrantes del Comité Organizador deberán designarse con base en la experiencia y habilidad en tareas afines a la responsabilidad del puesto, prefiriéndose aquellos que hayan realizado funciones similares en Colegios u organizaciones de profesionistas similares o incluso en el propio Consejo Nacional o el Comité Ejecutivo de la A. D.M. Federación.
Artículo 15º.- El Comité Organizador podrá realizar modificaciones a su estructura y asignación de funciones, pero deberá informar inmediatamente, con una carta membretada y firmada por el Presidente del Comité Organizador, explicando de ello al Presidente del Consejo Nacional. El Comité Organizador de la Reunión Dental de Provincia deberá entregar, bimestralmente, un Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia Informe de avances sobre la organización y aplicación de los recursos económicos destinados a ésta, al Presidente del Consejo Nacional. Asimismo, deberá rendir un informe similar en cada Asamblea del Consejo Nacional. También deberá rendir un informe final, en la Asamblea del Consejo Nacional, posterior a la celebración de la Reunión Dental de Provincia que organiza.
Artículo 16º.- La estructura mínima que se recomienda constituya el Comité Organizador es:
I.- Un Presidente;
II.- Un Secretario;
III.- Un Tesorero;
IV.- Una Comisión de Eventos Científicos;
V.- Una Comisión de Eventos Sociales;
VI.- Una Comisión de Turismo, Eventos Deportivos y Culturales;
VII.- Una Comisión de Exposición Comercial;
VIII.- Una Comisión de Atención a Familiares o Acompañantes;
IX.- Una Comisión de Recepción;
X.- Una Comisión de Logística y Transporte;
XI.- Una Comisión de Promoción y Difusión;
XII.- Una Comisión de Registros.
Artículo 17º.- Son obligaciones del Comité Organizador:
I.- Cumplir en todo momento con el Protocolo y Manuel de Operaciones de la Reunión Dental de Provincia;
II.- Emitir la Convocatoria a la Reunión Dental de provincia con un mínimo de 12 meses de antelación a su celebración;
III.- Determinar y estructurar el Programa Científico; Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
IV.- Realizar un programa de actividades sociales y recreativas;
V.- Establecer los canales de coordinación y vinculación con medios de difusión masiva para promover el evento;
VI.- A partir de la designación de su sede, entregar al Presidente del Consejo Nacional un informe bimestral y en cada Asamblea del Consejo Nacional, que contendrá los avances en la organización, los recursos económicos erogados y recibidos y demás circunstancias relevantes del proceso;
VII.- Rendir el informe final respectivo, en la Asamblea General posterior a la celebración de la Reunión. Incluyendo informe de tesorería y resultados, número de asistentes por regiones y su base de datos completa y entregar una copia al presidente del consejo nacional.
Artículo 18º.- El Comité Organizador deberá considerar, al momento de determinar las fechas de celebración de la Reunión, las condiciones climatológicas, la celebración de otros eventos similares en la localidad, y en el país así como las circunstancias de acceso y transportación a la ciudad sede.
Articulo 19º.- El presidente del Comité Organizador tendrá las siguientes obligaciones:
I.- Firmar el Convenio de Colaboración con el Presidente de Consejo Nacional para así cumplir el presente Protocolo;
II.- Realizar todas las gestiones necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la Reunión Dental de Provincia;
III.- Mantener, a solicitud del Presidente del Consejo Nacional, informada a la Mesa Directiva del Consejo Nacional de los avances de la organización;
IV.- Acudir a las Asambleas de Consejo Nacional a rendir los informes correspondientes;
V.- Establecer instrumentos de control sobre los recursos económicos erogados y recibidos; y Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
VI.- Designar a su Comité Organizador e informarlo a la Mesa Directiva del Consejo Nacional.
Artículo 20º.- El Presidente del Comité Organizador tendrá los siguientes derechos:
I.- Conformar el equipo que integrará el Comité Organizador de la Reunión;
II.- Tener voto de calidad en aquellos asuntos que no se hayan resuelto a través de los demás integrantes del Comité Organizador;
III.- Ser el principal canal de comunicación del Comité Organizador con los demás órganos de gobierno de la A. D. M. Federación;
IV.- Crear un presupuesto para el funcionamiento de la Reunión Dental de Provincia, para el cumplimiento de los objetivos;
V.- Determinar la distribución de los recursos económicos entre las Comisiones del Comité Organizador, para el cumplimiento de los objetivos;
VI.- Solicitar información actualizada al Comité Ejecutivo y al Consejo Nacional, necesaria para el mejor desarrollo de la Reunión Dental de Provincia;
VII.- Tomar determinaciones individuales que refuercen el proceso de organización y operación del Comité Organizador, en caso de empate, en alguna discusión, solicitar la participación del Presidente del Consejo Nacional, el cual tendrá voto de calidad.
CAPÍTULO IV
DEL LUGAR DE CELEBRACIÓN DE LA REUNIÓN
Artículo 21º.- El lugar de celebración de la Reunión, se entiende como el Auditorio, Centro de Convenciones o espacio determinado para desarrollar las actividades propias de ésta. Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
Artículo 22º.- El lugar de celebración de la Reunión debe reunir las condiciones físicas y técnicas suficientes y necesarias para albergar, tanto la Asamblea del Consejo Nacional, como la Asamblea General de la A. D. M. Federación.
Artículo 23º.- En el mismo recinto deberá efectuarse la exposición comercial y las conferencias determinadas en el programa científico.
Artículo 24º.- El Comité Organizador deberá preferir aquel lugar que se encuentre anexo o cercano al o los Hoteles determinados como sede de la Reunión; de lo contrario, deberá proveer las condiciones e instrumentos suficientes para la transportación de los participantes.
Artículo 25º.- En el lugar de celebración de la Reunión deberá colocarse, en espacio visible la fotografía del Dr. Jaime Ávila Soto, puesto que se realizan Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
V.- El Presidente del Colegio Federado anfitrión;
VI.- El Presidente del Comité Organizador de la Reunión;
VII.- La persona a la que en su honor está hecha la Reunión Dental de Provincia o su representante.
Artículo 28º.- Las primeras filas del auditorio donde se celebrará la Ceremonia de Inauguración estarán reservadas y debidamente identificadas para que sean ocupadas por los demás integrantes del Consejo Nacional, del Comité Ejecutivo Nacional, Testigos de Honor, Invitados de Especiales, Conferencistas, Presidentes o Representantes de los Colegios Estatales y los Presidentes de los Colegios Federados que asistan a la Reunión
Artículo 29º.- El Programa de la Ceremonia de Inauguración se desarrollará de la siguiente manera:
I.- El Maestro de Ceremonias realizará una breve introducción que incluirá una semblanza de la ciudad sede y del Colegio Federado anfitrión;
II.- Se hará la presentación de las personalidades que ocupan lugar en el estrado;
III.- Se rendirán los honores a la bandera;
IV.- Se cantará el Himno Nacional Mexicano;
V.- Se despedirá nuestro lábaro Patrio con los Honores de Ordenanza;
VI.- Posteriormente, se hará entrega del Reconocimiento al Mérito Odontológico ADM "Dr. Fernando Campuzano Zambrano"; de parte del Presidente de Consejo Nacional. Con la presencia de la Comisión Dictaminadora, así como el Presidente de Comité Ejecutivo de A. D. M. como testigos de honor;
VII.- Se procederá a la declaratoria inaugural por parte del Presidente del Consejo Nacional, Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia pudiendo solicitarse lo haga el Presidente del Comité Ejecutivo Nacional;
VIII.- Podrán intervenir participando con mensajes: el Presidente de Comité Ejecutivo, el Presidente de Consejo Nacional, el Presidente del Comité Organizador y personalidades que se estime conveniente.
IX.- El Maestro de Ceremonias dará las gracias a los asistentes y se dará por terminada la Ceremonia Inaugural.
Artículo 30º.- El logotipo de la A. D. M. Federación deberá colocarse en todos los recintos donde se lleve a cabo cualquier actividad de la Reunión Dental de Provincia.
Artículo 31º.- Se debe de colocar la fotografía del Dr. Jaime Ávila Soto en el recinto de inauguración y clausura
CAPÍTULO VI
DE LA CEREMONIA DE CLAUSURA
Artículo 32º.- La Ceremonia de clausura, deberá realizarse en el más alto plano de solemnidad y formalidad, a efecto de cuidar el prestigio de la A. D. M. Federación, así como del Colegio Federado anfitrión.
Artículo 33º.- El presidium estará integrado por las siguientes personalidades:
I.- El Gobernador del Estado o su representante;
II.- El Presidente Municipal o su representante;
III.- El Presidente del Comité Ejecutivo Nacional de la A. D. M. Federación;
IV.- El Presidente del Consejo Nacional; Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia V.- El Presidente del Colegio Federado anfitrión;
VI.- El Presidente del Comité Organizador de la Reunión;
VII.- El Presidente del Comité Organizador de la siguiente Reunión;
VIII.- La persona a la que en su honor está hecha la Reunión Dental de Provincia o su representante.
Artículo 34º.- Las primeras filas del auditorio donde se celebrará la Ceremonia de Inauguración estarán reservadas y debidamente identificadas para que sean ocupadas por los demás integrantes del Consejo Nacional, del Comité Ejecutivo Nacional, Testigos de Honor, Invitados especiales, Conferencistas, Presidentes ó Representante de los Colegios Estatales y los Presidentes de los Colegios Federados que asistan a la Reunión.
Artículo 35º.- El Programa de la Ceremonia de Clausura se desarrollará de la siguiente manera:
I.- El Maestro de Ceremonias realizará una breve bienvenida y podrá exponer una pequeña reseña de lo ocurrido en la Reunión;
II.- Se hará la presentación de las personalidades que ocupan lugar en el presidium;
III.- Se rendirán los honores a la bandera;
IV.- Se cantará el Himno Nacional Mexicano;
V.- Se despedirá nuestro lábaro Patrio con los Honores de Ordenanza;
VI.- Se realizará el cambio de estafeta, con la bandera de las propias Reuniones, entre el Presidente del Comité Organizador de la Reunión que se clausura y el Presidente del Comité Organizador de la próxima Reunión, conformándose para ello dos escoltas y a través de la intervención del Presidente del Consejo Nacional;
Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
VII.- Presidente del Comité Organizador de la próxima Reunión dirigirá un breve mensaje, invitando a los presentes a que acudan al evento;
VIII.- Podrán intervenir participando con mensajes: el Presidente de Comité Ejecutivo, el Presidente de Consejo Nacional, el Presidente del Comité Organizador, y demás personalidades que se estime conveniente.
IX.- Se procederá a la declaratoria de clausura por parte del Presidente del Consejo Nacional;
X.- El Maestro de Ceremonias dará las gracias a los asistentes y se dará por terminado el evento.
CAPÍTULO VII
DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS
Artículo 36º.- El Comité Ejecutivo Nacional y el Consejo Nacional de la A. D. M. Federación contribuirán en el desarrollo de la Reunión Dental de Provincia, mediante un préstamo que se establecerá según necesidades de la misma y disposición de la A. D. M. Federación.
Artículo 37º.- El Comité Organizador será corresponsable con el Colegio Federado anfitrión de los recursos económicos asignados para la realización de la Reunión Dental de Provincia, así como de aquellos que se obtengan por concepto de la organización y operación.
Artículo 38º.- El Comité Organizador y el Colegio Federado deberán reintegrar a la A. D. M. Federación los recursos económicos que le fueron asignados para la organización de la Reunión, como un máximo 60 días naturales a la realización de la Reunión Dental de Provincia que organizaron, pero los beneficios que se generen serán propiedad exclusiva del Colegio Federado anfitrión.
Artículo 39º.- El Tesorero de la Mesa directiva del Consejo Nacional tendrá la facultad de valorar Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia la situación económica de la Reunión Dental de Provincia, solicitando los informes que estime convenientes y analizando los documentos generados al respecto.
CAPÍTULO VIII
DE LA DESIGNACIÓN DE SEDE
Artículo 40º.- Para la elección de la sede las Reuniones Dentales de Provincia Dr. Jaime Ávila Soto, se seguirá el siguiente mecanismo:
I.- El Secretario de Consejo Nacional recibirá las propuestas para la celebración de las Reuniones Dentales de Provincia hasta con un mínimo de 30 días naturales anteriores a la realización de la Asamblea del Consejo Nacional;
II.- El Secretario de Consejo Nacional la turnara al Comité Evaluador, compuesta por los Asesores del Consejo Nacional;
III.- El Comité evaluador tiene hasta 15 días naturales anteriores a la realización de la asamblea del Consejo Nacional, para emitir un fallo, sobre el cumplimiento de la documentación requerida y viabilidad de la Sede;
IV.- El Presidente del Consejo Nacional informara a los aspirantes, la aceptación o rechazo de su petición, hasta en un mínimo con 7 días naturales anteriores a la realización de la asamblea del Consejo Nacional;
V.- En caso de rechazo a la solicitud, podrá aplicar en los años siguientes;
VI.- La presentación de los aspirantes a realizar la Reunión Dental de Provincia, en la Asamblea del Consejo Nacional, será en el orden, en el que se presentaron la documentación necesaria para su realización, ante el Secretario del Consejo Nacional, para tal caso, es necesario que el Comité Organizador aspirante solicite una contestación de documentación recibida; Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
VII.- Se nombrarán dos escrutadores, con derecho a voz, primero un Asesor del Consejo Nacional, siendo este el Presidente del Consejo Nacional anterior a la Directiva en funciones y el segundo el Presidente del Comité Ejecutivo de A. D. M. Federación en funciones, si no estuviere alguna de las personas mencionadas, el Presidente del Consejo Nacional designara a un Consejero Propietario presente en la Asamblea del Consejo Nacional, como escrutador;
VIII.- Los Asesores del Consejo Nacional tendrán derecho a voz.
IX.- Al final de las presentaciones se procederá a votación, se regirá conforme a lo previsto en el Estatuto de A. D. M. Federación respecto a las votaciones en la Asamblea del Consejo Nacional;
X.- La Presidencia del Consejo Nacional informará en ese momento a la Asamblea del Consejo Nacional el resultado de la votación y posteriormente lo hará por escrito a todos y cada uno de los Colegios Federados, dentro de los 15 días siguientes a la celebración de la misma;
CAPÍTULO IX
DE EL RETIRO DE LA SEDE
Artículo 41º.- La Presidencia del Consejo Nacional, tendrá facultades de retirar la sede de Reunión Dental de Provincia por los siguientes motivos:
I.- No firmar el Convenio de Colaboración para el desarrollo de la Reunión Dental de Provincia, hasta como tiempo máximo la siguiente Asamblea del Consejo Nacional en la cual fue otorgada la sede;
II.- Incumplimiento por parte del Comité Organizador en los requerimientos necesarios para la realización de la Reunión Dental de Provincia;
III.- Incumplimiento por parte del Comité Organizador en el proceso de supervisión; e Protocolo de las Reuniones Dentales de Provincia
IV.- Incumplimiento de las metas en las fechas trazadas.
Artículo 42º.- La Presidencia del Consejo Nacional, tendrá facultades de ceder la Reunión Dental de Provincia al Comité Organizador aspirante que hayan quedado en segundo lugar en las votaciones de asignación de esa misma sede.
Artículo 43º.- El Presidente del Consejo Nacional, tendrá la obligación de informar en la siguiente Asamblea del Consejo Nacional, los motivos de su decisión de retirar la sede.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Protocolo entrará en vigencia a los 30 días de su presentado a la Asamblea del Consejo Nacional.
SEGUNDO. Quedan sin efectos todas aquellas disposiciones que se opongan a las establecidas por este Protocolo.
TERCERO. El Consejo deberá tomar las previsiones necesarias para operar de acuerdo a las disposiciones de este Protocolo.
CUARTO. Una vez aprobado, el Consejo Nacional deberá informar a los Colegios Federados su contenido y alcances y remitir un ejemplar impreso o a través de los medios electrónicos disponibles.